Lo primero que tenemos que tener claro como autónomos es que si bien no estamos obligados a llevar la contabilidad acorde al Plan General Contable, lo cual puede ser un auténtico engorro para pequeñas empresas, es necesario llevar una contabilidad “ordenada” que permita conocer el estado patrimonial de la empresa y además, la administración tributaria nos impone la obligación de llevar los “Libros de IVA”.
Existen numerosos software de contabilidad, que van desde lo más básico a lo más avanzado, y como puede suponerse, desde lo más barato (incluso algunas alternativas gratuitas) hasta las más avanzadas.
Requisitos indispensables y generales para que un gasto sea deducible es (1) que esté registrado, (2) que exista un comprobante de ello (preferentemente una factura) y (3) que se relacione con la actividad que se realiza, por ejemplo un abogado no puede deducirse la compra de un taladro.
Antes de entrar a analizar este asunto es conveniente recordar los dos principales impuestos que pagan los autónomos, dejando al margen las cotizaciones de seguridad social, que no son tributos propiamente dichos, estos son el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) en su modalidad de actividades económicas y el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
La tributación en IRPF, en estimación directa (en la que ahora nos centramos), es un impuesto sobre los beneficios de dicha actividad, es decir: ingresos anuales-gastos anuales=Base imponible; sobre ello se aplicaran unos porcentajes (denominados tipos progresivos) y se obtendrá la cantidad a pagar.
En IVA la tributación funciona de una forma parecida: trimestralmente se restará el IVA que yo he pagado por compras relacionadas con mi actividad empresarial al IVA que yo he cobrado de mis clientes y esto lo declararé en el modelo 303 trimestral con una cantidad a ingresar, a compensar, o a devolver en el cuarto trimestre del año.
Lo que restamos a los gastos o al IVA que he cobrado a mis clientes (IVA repercutido o devengado), son los gastos y el IVA deducible, respectivamente, a continuación trato de esquematizar los que más controversia generan:
| IRPF | IVA | |
| Comidas y cenas del autónomo (manutención) | Con limitaciones | Con limitaciones |
| Comidas y cenas con clientes | Si, hasta el 1% | NO |
| Combustible | SI | SI |
| Vehículo | Solamente si se destina de forma exclusiva a la actividad. | 50% |
| Transporte público | SI | SI |
| Suministros (luz, agua, gas,…) | ||
| – Gastos del local de negocio | SI | SI |
| –Gastos de “oficina en casa” | 30% x porcentaje afecto | 30% x porcentaje afecto |
| Telefono móvil | Solamente si se destina de forma exclusiva a la actividad. | |
| Atenciones a clientes | Si, hasta 1% INCN | NO |
| Productos promocionales (bolígrafos, muestras gratuitas) | SI | NO |
| Gastos de formación, publicaciones profesionales y similares | SI | SI |
- Comidas y cenas del autónomo (manutención del autónomo).
Serán deducibles en IRPF en los términos expresados para dietas y gastos de estancia establecidos en el art. 9.A.3 del Reglamento del IRPF1, y que se resumen en lo siguiente:
| Nacional | Extranjero | |
| Manutención (con pernocta) | 53,34 €/día | 91,35 €/día |
| Manutención (sin pernocta) | 26,67 €/día | 48,08 |
| Estancia | Los que se justifiquen |
Siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:
- Que sean gastos del propio contribuyente.
- Que se realicen en el desarrollo de su actividad económica.
- Que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería.
- Que se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago.
- Que no superen, en ningún caso, los límites cuantitativos anteriores.
- Atenciones a clientes, comidas y cenas con clientes
Si bien los donativos y liberalidades no son gastos deducibles, no tienen esta consideración los gastos por atenciones a clientes o proveedores, ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con especto al personal de la empresa (ad. ex. la cesta de navidad, o una cena anual de empleados), si bien con respecto a estos, opera el limite de 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio (en resumidas cuentas, los ingresos del ejercicio)2.
Sin embargo a la hora de hablar del IVA, las cuotas soportadas por atenciones a clientes no serán consideradas deducibles en ninguna cuantía3.
- Adquisición de un vehiculo
- IRPF: Para que la adquisición de un vehiculo (la amortización anual) sea deducible, deberá estar afecto de forma exclusiva a la actividad económica, lo que quiere decir que el autónomo que utilice el vehiculo para uso personal y profesional no podrá deducírselo; en caso de que si se de esta exclusividad, podrá deducirse el máximo de un 16% anual del valor de adquisición4.
- IVA: Al contrario que en IRPF, la norma del IVA 5,, prevé la presunción de afectación en un 50%, sin perjuicio de que se puedan probar otros porcentajes de afectación. Por lo tanto, podrá deducirse en un 50% el IVA que se pague por la adquisición del coche, cuando se cumplan los requisitos de contabilización y justificación.
- Combustible, parkings públicos y peaje
La Dirección General de Tributos (DGT), tiene declarado que de acuerdo con la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, no puede aplicarse la presunción del 50%, aunque en la práctica la mayoría de los autónomos utilicen esta presunción y de hecho la propia administración en las actuaciones de comprobación así lo haga. Todos los servicios y suministros que cumplan con los requisitos de afectación económica, contabilización y justificación serán deducibles.
- Trasporte público
Los gastos del transporte público y del transporte colectivo, serán deducibles siempre y cuando se cumplan con los demás requisitos de deducibilidad, ahora bien, como los gastos se deben referir en exclusiva a los gastos de la actividad económica, esto dejaría fuera de si los que se refieran a abonos de transporte y similares.
- Suministros y alquiler
En los gastos de suministro debe distinguirse entre aquellos que trabajan desde casa de aquellos que trabajan desde un local:
En el modelo 036/037 con el que te diste de alta ante la AEAT como empresario o profesional, declaraste un lugar de trabajo, indicaste una referencia catastral y declaraste un porcentaje afecto a la actividad de aquella, si este coincide con tu vivienda habitual, para establecer el porcentaje deducible tienes que multiplicar el porcentaje deducible por 0,30; y el resultado aplicarlo a los gastos de suministro6.
Veámoslo con un ejemplo, un abogado trabaja desde su casa y ha declarado que de los 100 metros cuadrados de su casa 10 se corresponden con su despacho, cuando recibe una factura de la luz de 40 euros, hará lo siguiente:
30%*(10/100)*40=1,2 euros
A esto se le sumará que si la vivienda no está en propiedad, al no dedicarse de forma integra a vivienda habitual, el precio deberá estar gravado con IVA (un 21%), del cual únicamente nos podríamos deducir esa misma proporción, y por lo tanto, nos supondría en realidad pagar más impuestos, por deducirnos unos pocos euros.
Si tienes un local, por ejemplo si el abogado ha alquilado un despacho puede deducirse la totalidad del alquiler y de los suministros, tanto en IVA como en IRPF asi como los tributos y otros gastos a los que tenga que hacer frente (ojo, siempre que conste en el contrato), basuras, IBI, licencias de actividad…
- Línea móvil
La línea móvil únicamente podrá deducirse en el supuesto en el que se esté exclusivamente afecta a la actividad económica, a diferencia de lo que pasa con el fijo para el que existe una presunción, no es así para la línea móvil, de tal forma que en caso de que nos veamos inmersos en un procedimiento de inspección, podrían discutirlo (y tendríamos que probarlo), una forma de probarlo es la existencia de más de una línea, y la utilización de una de ellas para el ámbito profesional y la otra para el personal7.
- Productos promocionales
- IRPF: Los gastos por productos promocionales serán deducibles, siempre y cuando se cumplan el resto de requisitos.
- IVA: La entrega de dichos bienes no está sujeta a IVA, y por lo tanto, no resultarán un gasto deducible. La Ley del IVA, condiciona la no sujeción de las entregas de objetos publicitarios al cumplimiento de los siguientes requisitos8:
- Que en los citados objetos se consigne de forma indeleble la mención publicitaria, es decir, de forma clara, visible e imborrable el anagrama o denominación comercial del proveedor.
- Que dichos objetos carezcan de valor comercial intrínseco, es decir, que, aunque pueda apreciarse en ellos un cierto valor material, sean de escaso valor, como ocurrirá cuando en ellos figure visiblemente la indicación de su carácter no venal.
- Que el coste de los objetos entregados a cada destinatario a lo largo de cada año natural no exceda de 15.000 pesetas (90,15 euros).
En Capella-Costa Abogados tenemos especialistas en Derecho Tributario y podemos asesorarte en el cumplimiento de tus obligaciones fiscal, no dudes es contactar si tienes alguna duda, ¡estaremos encantados de ayudarte!.
1 Reglamento IRPF
2 Art. 28 Ley 35/2006, de 28 de noviembre del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y art. 10 Ley 27/2014, de 27 de noviembre del Impuesto sobre Sociedades; apoya y confirma DGT V0124-21, de 28 de enero.
3Inter alia DGT V0549-15
4 DGT V0354-20
5 Art. 93. Cuatro LIVA
6 Art. 30.2.5ªb) Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
7 Inter alia DGT V2731-18, V0601-14, V2382-13 y V2400-13
8 DGT V0498-12
Joan Mestre – Colaborador
